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高阶沟通技巧是如何炼成的?

来源:供应商质量管理 发布时间:2023-09-21

沟通,是SQE最最最重要的技能之一,是搭建起内外部交流桥梁的基石。

工作过程中,不少SQE肯定遇到过类似的情况:

1,你认为十万火急的事,到了其他部门主管口中,竟然成了“芝麻绿豆大的事”;

2,原本应该合作解决的问题,到了跨部门会议上,又沦为“各弹各的调”,找不到共识。

 

每个人在工作中都不是形单影只的个体,都需要得到理解和支持,一项工作如果需要多部门配合往往会产生很多问题。

 

高手说话,可能简单几句,就能让对话者茅塞顿开。

那么,高手说话的功夫是如何炼成的呢?

【知识储备】
说出来的话,只是冰山的一角,海面以下是长年累月的学识积累。
知识的储备,不是为了炫耀自己懂得多,而是为了让说出来的话言之有物不偏不倚。
知道的,不隐瞒;不知道的,不妄言。储备知识,提前做功课,是高手说话的基本功。
【逻辑清晰】
清晰的逻辑,能让对话者更快速地理解你要表达的想法,让对话的效率更高;
一方面体现在说话的条理上,先说主干思想,再展开细节描述。高人说话总是“一二三”排开,不是为了模仿领导做派,而是为了表达更清晰。
另一方面体现在说话的严谨上,说出来的话是经得起推敲,可以自圆其说的,不会给人胡言乱语的感觉。
【换位思维】
说话之前,先站在对方的角度换位思考一下,再使用合适的方式与人交流。
这与一视同仁并不矛盾,反而是对人真正的尊重。
能够用换位思维去说话、做事,是高手与普通人在思维方式上的分水岭。
依托于心态和思维,说话的技巧最重要的一个字是“度”。
【速度适中】
一方面体现在语速上,既不要老态龙钟故意太慢让人失去耐心,也不要像机关枪一样太快让人着急上火。
另一方面体现在说话的层次上,循序渐进,既让人听明白,又让人乐意接受你的主张。
【音量适中】
根据不同的场合,合理控制音量。
私密的环境中,音量不宜过大,不要让对话者有压迫感;
公开的场合,音量不要太小,让所有人都能听到你说的是什么。
【适当的幽默 感】
适当的幽默感,能让说话的气氛变得轻松愉快。
即使是严肃场合,配合适度的幽默,拉近了与对话者的距离,能让沟通更高效。
但幽默一定要适度,过分的逗比就喧宾夺主,影响表达目的了。
【适当的表情和肢体动作】
配合适当的表情和肢体动作能让表达更清晰、更准确。
在一些场合,表情和肢体动作更能调动起听众的情绪,促成良好的交流与互动。
【适当的修辞】
使用符合场景、听众能听懂的修辞方式以及词汇,能让听众的记忆更深刻。
 

下面列举一下常见的说话场景中说话的注意要点。

【对领导】

与领导说话,要言简意赅,清晰地表达出你要说的内容;

讲清楚事情之后,可以简要说一下你对利弊的分析,供领导参考;

提出问题的同时,最好提供一两套解决方案,让领导做选择题,而不是问答题。

【对平级】

与平级说话,要照顾对方的面子,不要越过对方的专业领域过度指点别人的工作;

要帮对方想路子,站在对方的角度考虑他可能需要什么样的帮助,主动提供帮助会有更多的人愿意帮助你。

【对下属】

与下属说话,不要摆架子,虽然是工作关系上的上下级,但从人格角度,你跟任何人都是平等的,尊重你的下属才能获得尊重;

多表扬多鼓励,多说一些表扬、鼓励的话,能让下属的积极性更高。不要吝惜你的表扬,某种角度来说,表扬下属是你必须要承担的责任。

纠错的同时要给予指导,下属做事不到位的时候,不能置之不理,也不能光骂人不教人。指出下属错误的同时,一定要给予相应的指导,否则就是对下属的不负责。

 

下面列举一下“跨部门沟通“ 的9条基本原则

 

原则一:沟通前先做好准备

下面的几个问题应该事先想清楚:

 

你希望对方帮你做什么事?

你认为他会要求你做什么?

如果对方不同意你提出来的做法,有没有其它选择方案?

如果双方没共识,你会有什么后果?

对方又会有什么后果?

 

原则二:了解其它部门的语言

跨部门沟通不良,很多时候都是“语言不通”所引起。举例来说,营销部人员平常讲的是“相同语言”,他们非常清楚自己部门的规则、目标与期望。同样地,财务、生产、人资等部门,也有自己的语言与观点。因此,想要沟通顺畅,前提就是“听懂对方的语言”。

 

原则三:不要害怕冲突

艾林哈特在《有效沟通》一书中点出:“如果管理团队在议题的讨论上都没有冲突,决策质量就会低落。”艾林哈特提醒,千万别把“没有冲突”跟“意见一致”混为一谈。

 

有时候,太过和谐反而凸显不了你对议题的重视,而且问题也不会获得真正的解决。因此,艾林哈特建议经理人,态度要柔软,但立场要坚定,“别太快或太轻易就顺从认命。”

 

 原则四:呈现事实,专注中心议题

让沟通聚焦的最好方式,就是呈现具体事实,引导人们迅速将注意力放在中心议题上,减少不当的臆测。

 

原则五:多提选项,保持弹性

当你进行跨部门协商时,不要执着在单一做法上,而是开发多元选项。例如一次提出3~5个方案,让其它人有更大的选择空间。多元选项能让选择不再“非黑即白”。

 

原则六:创造共同目标一起合作

部门间若想进行建设性的沟通,一定要强调彼此的合作关系,竞争意味愈淡愈好。合作的关键在于拥有共同目标。达成一致的目标需要弄清楚四个问题:

 

双方的共同目标是什么?

有什么阻碍双方合作?

创造共同目标的资源是什么?

合作的价值是什么?

 

原则七:尊重沟通对象的权力

每个人都是各自管辖范围内最有权力的决策者,而他们也期待别人尊重他的这种权力。因此,当你在进行横向沟通时,一定要挑对对象。总之,跨部门沟通时一定要注意彼此位阶的对等关系,以免造成不必要的误会。

 

原则八:善用幽默

幽默可以做为沟通时的缓冲剂,也可视为一种防御机制。

 

原则九:确保沟通信息无误

当你针对某件项目或议题,进行完跨部门沟通后,务必要回到自己部门,向部属清楚传达最新进度与讯息。为了确保沟通信息无误,管理者可以利用以下几个方法:

 

向对方重复沟通中的主要内容;

利用澄清的方式提出不明白的内容;

谈论重点议题时尽量不要打断对方讲话。

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