沟通,是SQE最最最重要的技能之一,是搭建起内外部交流桥梁的基石。
工作过程中,不少SQE肯定遇到过类似的情况:
1,你认为十万火急的事,到了其他部门主管口中,竟然成了“芝麻绿豆大的事”;
2,原本应该合作解决的问题,到了跨部门会议上,又沦为“各弹各的调”,找不到共识。
每个人在工作中都不是形单影只的个体,都需要得到理解和支持,一项工作如果需要多部门配合往往会产生很多问题。
高手说话,可能简单几句,就能让对话者茅塞顿开。
那么,高手说话的功夫是如何炼成的呢?
下面列举一下常见的说话场景中说话的注意要点。
【对领导】
与领导说话,要言简意赅,清晰地表达出你要说的内容;
讲清楚事情之后,可以简要说一下你对利弊的分析,供领导参考;
提出问题的同时,最好提供一两套解决方案,让领导做选择题,而不是问答题。
【对平级】
与平级说话,要照顾对方的面子,不要越过对方的专业领域过度指点别人的工作;
要帮对方想路子,站在对方的角度考虑他可能需要什么样的帮助,主动提供帮助会有更多的人愿意帮助你。
【对下属】
与下属说话,不要摆架子,虽然是工作关系上的上下级,但从人格角度,你跟任何人都是平等的,尊重你的下属才能获得尊重;
多表扬多鼓励,多说一些表扬、鼓励的话,能让下属的积极性更高。不要吝惜你的表扬,某种角度来说,表扬下属是你必须要承担的责任。
纠错的同时要给予指导,下属做事不到位的时候,不能置之不理,也不能光骂人不教人。指出下属错误的同时,一定要给予相应的指导,否则就是对下属的不负责。
下面列举一下“跨部门沟通“ 的9条基本原则
原则一:沟通前先做好准备
下面的几个问题应该事先想清楚:
你希望对方帮你做什么事?
你认为他会要求你做什么?
如果对方不同意你提出来的做法,有没有其它选择方案?
如果双方没共识,你会有什么后果?
对方又会有什么后果?
原则二:了解其它部门的语言
跨部门沟通不良,很多时候都是“语言不通”所引起。举例来说,营销部人员平常讲的是“相同语言”,他们非常清楚自己部门的规则、目标与期望。同样地,财务、生产、人资等部门,也有自己的语言与观点。因此,想要沟通顺畅,前提就是“听懂对方的语言”。
原则三:不要害怕冲突
艾林哈特在《有效沟通》一书中点出:“如果管理团队在议题的讨论上都没有冲突,决策质量就会低落。”艾林哈特提醒,千万别把“没有冲突”跟“意见一致”混为一谈。
有时候,太过和谐反而凸显不了你对议题的重视,而且问题也不会获得真正的解决。因此,艾林哈特建议经理人,态度要柔软,但立场要坚定,“别太快或太轻易就顺从认命。”
原则四:呈现事实,专注中心议题
让沟通聚焦的最好方式,就是呈现具体事实,引导人们迅速将注意力放在中心议题上,减少不当的臆测。
原则五:多提选项,保持弹性
当你进行跨部门协商时,不要执着在单一做法上,而是开发多元选项。例如一次提出3~5个方案,让其它人有更大的选择空间。多元选项能让选择不再“非黑即白”。
原则六:创造共同目标一起合作
部门间若想进行建设性的沟通,一定要强调彼此的合作关系,竞争意味愈淡愈好。合作的关键在于拥有共同目标。达成一致的目标需要弄清楚四个问题:
双方的共同目标是什么?
有什么阻碍双方合作?
创造共同目标的资源是什么?
合作的价值是什么?
原则七:尊重沟通对象的权力
每个人都是各自管辖范围内最有权力的决策者,而他们也期待别人尊重他的这种权力。因此,当你在进行横向沟通时,一定要挑对对象。总之,跨部门沟通时一定要注意彼此位阶的对等关系,以免造成不必要的误会。
原则八:善用幽默
幽默可以做为沟通时的缓冲剂,也可视为一种防御机制。
原则九:确保沟通信息无误
当你针对某件项目或议题,进行完跨部门沟通后,务必要回到自己部门,向部属清楚传达最新进度与讯息。为了确保沟通信息无误,管理者可以利用以下几个方法:
向对方重复沟通中的主要内容;
利用澄清的方式提出不明白的内容;
谈论重点议题时尽量不要打断对方讲话。