海南天能电力有限公司建设工程项目档案整理及数字化服务采购公告

各参选人：

一、采购范围：

（一）项目名称：点击登录查看建设工程项目档案整理及数字化服务；

（二）采购范围：为东方新龙龟场20MW渔光互补光伏发电项目、海南莺歌海盐场天汇能源光伏发电项目、海南金海浆纸业5MWp屋顶分布式光伏发电项目、三亚凤凰谷乡村旅游区2MW设施农业大棚光伏项目、海南省临高县点击登录查看300kW分布式光伏发电项目、英利光伏电站全额上网改造工程、海南临高微电网试验示范项目工程、莺歌海光伏电站2.868MW产能补充项目、2016年光伏发电扶贫试点工程委托施工项目、海南天能莺歌海盐场100MW平价光伏项目、海控能源莺歌海盐场100MW平价光伏项目、莺歌海盐场纳潮湖（一期）100MW平价光伏项目和莺歌海盐场纳潮湖（二期）100MW平价光伏项目（共计13个项目）提供档案整理及数字化服务。具体清单如下：

服务内容包括但不限于如下：

1.档案整理服务内容

（1）在档案的收集、整理、信息著录过程中，须注意档案的分类排序质量，卷内文件排列、编码符合要求，文件内不能存有会生锈的金属物，装订要整齐与牢固，发现有不规范的档案要及时向甲方专职人员提出，经确认后及时加以纠正。

（2）档案著录：著录档案有关信息时，须严格按照规定要求、著录方式，著录到甲方研发的档案管理软件系统中，达到手工查询与电脑查询等多种利用方式。

（3）完成的档案整理成果应符合甲方要求，包括但不限于序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页数、档号、案卷题名、总页数、保管期限、备注等内容，必须详尽、准确，并与实际档案一一对应。

（4）校验归档：须协助甲方在档案整理过程中存在问题进行全面梳理、沟通协调，同时协助甲方将档案移入库房，做好档案上架、整理、登记的工作。

（5）打印目录：著录档案后，须将卷内文件目录、案卷号顺序打印归档文件目录。

（6）在每一件档案的封面右上方空白处盖档号章，做到清晰、端正、卷号不重复、不漏空。所有档案按档号顺序装入档案盒、档案盒脊背盖印保管期。

2.档案数字化服务内容

（1）逐卷逐件检查档案实体。对档案的破损、霉坏等需裱糊的案卷做出评定，能够扫描的先扫描，而后检送修裱。对破损严重无法进行扫描的档案，应先进行技术修复。核查甲方原有扫描件，进行重组。

（2）通过综合档案数字化采集管理功能，完成档案的扫描、图像优化、索引建立、数据存储等作业，形成档案电子数据库。

（3）建立与图像文件相对应的目录数据库，并与图像文件进行挂接，形成完整的档案数字化成果。协助甲方将数字化成果导入其研发的专门档案管理系统，提交相应备份介质进行数据备份与长期保存，提升档案管理的规范化水平，实现高效查找与利用。

（三）服务期限：120个日历天。

（四）包段划分：无。

（五）分包：不允许分包。

二、采购方式

公开征集。

三、参选人资格条件

（一） 具有独立法人资格，即在中华人民共和国注册的独立法人。

证明材料：提供统一社会信用代码营业执照复印件加盖公章。

（二）资质证明：具备国家保密局颁发的国家秘密载体印刷资质证书（乙级及以上）。

证明资料：提供符合证明文件加盖公章。乙级资质单位跨省承接业务需经委托印制业务的机关、单位所在地省（自治区、直辖市）保密行政管理部门批准，提供批准文件。

（三）业绩要求：近3年（2022年6月至报价截止日）承接过两个档案整理及数字化服务相关业绩。

证明资料：提供合同业绩复印件逐页加盖公章，时间以合同签订时间为准。

（四）信誉要求：信誉良好且最近3年无重大违法违规记录、不存在其他失信行为，并出具供应商承诺函及黑名单认定已知承诺函。

证明材料：按照采购格式要求提供供应商承诺函及黑名单认定已知承诺函加盖公章。

（五）联合体要求：不接受联合体报名。

证明材料：按照采购格式提供非联合体参选声明函加盖公章。

四、评审办法

（一）评审办法：经评审的最低价法。

（二）参选人数量不少于（含）三家，可以开启报价文件。

（三）评审小组首先进行符合性评审：营业执照有效，报价函有法定代表人或其委托代理人签字并加盖单位章，报价唯一且低于采购控制价，本次参选单位报价以总价进行报价，以元为单位。参与比选的单位除列明总价外，还应列明各分项的单价（如有），各分项报价不得超过或等于分项控制价（如有），超过或等于控制价的报价为无效报价。符合采购文件要求的参选人不少于（含）两家，符合性评审有效。

（四）能满足采购文件的实质性要求，中选价格为最低报价，最终的评选报告由评审工作小组组长根据评选工作小组成员推荐的评选结果，推荐中选候选人的排序，如报价相同的抽签决定排名。

（五）排名第一的中选候选人放弃、或因不可抗力导致不能履行合同时，则由第二中选候选人递补，以此类推。

（六）评审结果经采购人审批后确定中选人。

（七）采购人认为竞价不充分时，采购人保留再次竞价或采用其他方式确定中选单位的权利。

（八）参选单位如参与本项目的报价则表明对邀请书中关于工期、合同及质量标准的响应。

五、报价要求

（一）本次报价总控制价为18.56万元（其中：档案整理单价控制价为45元/盒；数字化单价控制价为0.8元/页；档案盒单价控制价为3元/个；数据挂接单价控制价为0.12元/页），超过或等于控制价报价为无效报价。

（二）本次报价包含点击登录查看建设工程项目档案整理及数字化服务内容的所有费用。除因我公司原因导致费用增加以外，我公司不再对本次报价以外的费用进行支付。

六、报价有效期及参选保证金

（一）报价有效期：自参选文件递交截止之日起90日历天。

（二）参选保证金缴纳：参选人在参选前，需公对公向采购人设定的账户支付本次采购设定的参选保证金或开具对应金额的银行保函，金额为1000元，户名：点击登录查看，账号：********，开户行：交通银行股份有限公司海南省分行，参选人需在友云采系统上提交参选资格审核时，提交转账凭证。

（三）参选保证金的退还:参选人的参选保证金，在中选公示完结后，由参选单位向采购人提交退还申请书，采购人于30个工作日内退还参选保证金退还至指定账户。

（四）有下列情形之一的，保证金不予退还：

1.中选公告发出后中选人无正当理由放弃中选项目的，无正当理由不与采购人签订合同的，在签订合同时向采购人提出附加条件的，参选保证金不予退还并取消其中选资格；

2.参选人涉嫌违法违规或被投诉，在调查处理期间，保证金暂不退还，待调查处理结果明确后按规定处理；

3.参选单位在参选时涉及违反法律法规，扰乱采购秩序，提供虚假资料骗取中选，参与围标、串标等违规违法行为的，参选保证金不予退还，并剔除供应商库，纳入供应商“黑名单”，两年内不得参与我公司任何项目的参选。

七、合同主要条款及格式

（一）本合同计价方式为固定单价合同，按照实际完成的服务量，据实结算，最终结算金额不高于合同中选价。

（二）付款方式

1.进度款：每月支付一次服务进度款，进度款付款比例为甲乙双方确认的每月完成产值的80%。

2.结算款：乙方完成所有项目档案整理及数字化服务后，应向甲方提交完工结算申请。经甲乙双方核实并确认最终结算金额后，甲方付至确认结算金额的100%。

（三）违约责任

1.乙方根据合同要求和标准，按期完成服务，如不按期完成，每逾期一日，按签约合同价款的1‰向甲方支付违约金；如乙方逾期完成超过三十个自然日的，甲方有权单方解除合同，乙方应当赔偿甲方因此遭受的全部损失并向甲方支付签约合同价款20%的违约金。如因此产生纠纷引起诉讼所导致的费用（包括但不限于律师费、诉讼费、保全费等）全部由乙方承担。

2.乙方应妥善保管项目资料，若因保管不当导致资料损坏或丢失，乙方应承担全部赔偿责任。

3.若乙方服务质量不符合质量标准，乙方应负责无条件整改或采取补救措施，以达到质量要求，工期不予顺延。

4.若乙方无正当理由单方解除合同的，应赔偿甲方因此遭受的直接和间接损失，并向甲方支付签约合同价款的20%的违约金。

（四）争议解决：甲、乙双方在履行本合同中出现的争议首通过友好协商的方式解决，协商不成的，应当向甲方所在地人民法院起诉。

（五）合同签订方式：中选单位根据中选结果与点击登录查看签订合同。

八、服务要求

具体技术标准和资料要求须符合法律法规、政策规定、标准规范、《光伏发电建设项目文件归档与档案整理规范》NB/T32037-2017、《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T11822、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T28以及《海南省电子文件归档与电子档案管理暂行办法》等的要求。

九、参选文件的递交

（一）参选文件内容：

1.报价函（加盖公章）；

2.报价单（加盖公章）；

3.营业执照副本（复印件加盖公章）；

4.资质证明（复印件加盖公章）；

5.业绩要求（复印件加盖公章）；

6.信誉要求（加盖公章）；

7.非联合体声明（加盖公章）；

8.承诺函（加盖公章）。

（二）参选文件递交时间：

1.报价文件必须于 2025年 6 月 29 日 18 时 00 分前在我公司友云采招采系统平台完成报价文件的递交（网址：https://yc.yonyoucloud.com/hnfz/cashome.html），如未特别注明，无须递交纸质文件。

2.逾期递交的、未送达指定地点的或不符合本文件规定要求的参选文件，采购人不予受理。

十、联系方式

采购单位：点击登录查看

联系人：点击登录查看

联系电话：****

如遇报名系统操作问题，请登录供应商友云采操作手册，获取网址：https://pur.yonyoucloud.com/core2/n4n399k4

十一、须知事项

满足下列条件之一者，经审批后可认定为公司供应商黑名单，限制期限2年起，违反2条（含）以上者可加重处罚期限。

1.提供虚假资格材料以获取合格供应商资格的。

2.有参选人相互串通参选、弄虚作假等违法行为的。

3.不遵守相关纪律，在开标、评审现场破坏、扰乱招投标秩序的。

4.采取不正当手段妨碍、排挤其他参选人参选、中标/中选的。

5.中标/中选通知书发出后，无故拒签合同的。

6.中标/中选后转包或违法分包的。

7.不履行或不当履行合同义务造成所属单位重大经济损失的（直接损失金额达30万元及以上)。

8.不按合同规定履行或者擅自终止合同，造成项目工期滞后的。

9.提供假冒伪劣商品或以次充好、以假乱真的。

10.以虚假进度及工程量等方式套取货款或结算款项的。

11.拒绝有关部门监督检查，或者所提供的材料不能真实反映情况的。

12.拖欠农民工工资或其他应付款项，造成不良社会影响的。

13.出现安全事故、质量事故、环保事件，并对公司造成重大损失的。

14.以网络、报刊等媒体传播虚假信息，对公司声誉或利益造成影响的。

15.存在商业贿赂行为。

16.存在其他违反国家法律规定的行为。

17.在黑名单限制期内，不按照合同约定及相关承诺，故意报名参加我司招采项目的，可延长黑名单期限。

十二、投诉渠道

如对此次采购程序持有异议，可通过投诉通道：海控能源采购办公室电话（0898）**** 及邮箱****@126.com 进行投诉。

信息来源：https://c2.yonyoucloud.com/yonbip-cpu-portal/ucf-wh/cpu-portal/portalcas.html#/pages/bid_section/biddingDetail?endTime=****%2017:00:00&ispur=false&purNoticeId=********&from=ztbweb&serviceCode=ycPublicBidBusiness&buyerTenant=n4n399k4&ycCrossTenantBuyerTenant=n4n399k4&locale=zh_CN

附件包：

海南天能电力有限公司建设工程项目档案整理及数字化服务采购公告.docx