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张家口市公共资源交易中心下花园分中心
档案管理制度
第一条为加强进场交易项目档案的集中统一管理，维护交易项目档案的真实、完整、安全,有效利用进场交易项目档案资源，根据《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国档案法》《河北省公共资源交易电子文件归档与电子档案管理规范》等有关法律法规，结合实际情况，特制定本细则。
第二条本细则所称的进场交易项目是指进入张家口市****
第三条本细则所称文件包括纸质档案与电子文件档案(电子数据、数据电文、电子文档的统称)，指在公共资源交易活动全过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式与纸质形式各种信息记录。
第四条进场交易项目档案作为记录招标、采购、权属交易活动的重要资料，应当依法保存，不得伪造、变造、隐匿或者私自销毁。其内容必须准确、完整，并能真实反映进场交易活动内容。
第五条交易中心对进场交易项目档案实行统一领导，分级管理。
第六条涉及档案管理的相关专员有:综合受理专员、交易评审专员、交易见证专员。
第七条综合受理专员负责对完成归档的进场交易项目电子档案进行借阅(借调)管理、电子档案收集等。
第八条交易见证专员负责进场交易项目整理、编制目录、归档及对完成归档的进场交易项目电子档案与纸质档案实行集中管理，具体负责电子档案与纸质档案的保管。
第九条其他业务专员对应该立卷归档的电子档案与纸质档案，指定项目负责人收集，按照业务表格中目录表的顺序完成预归档，确保项目资料的真实性、完整性，并向交易见证专员档案管理工作人员办理档案移交和接收工作。
第十条交易中心技术人员负责为公共资源交易电子档案管理工作提供日常信息技术支撑。
第十一条项目电子档案与纸质档案未移交时，由各业务专员对项目资料的真实性、完整性、有效性负责并妥善保管,不得伪造、变造、隐匿或私自销毁。
第十二条交易发起方、社会代理和中介机构应当按照《中华人民共和国档案法》与《河北省公共资源交易电子文件归档与电子档案管理规范》单独或共同完成预归档，并向交易中心档案管理工作人员办理电子档案与纸质档案移交和接收。
第十三条下列公共资源交易电子文件应当纳入归档范围:注册登记文件、交易发起文件、交易响应文件、评审过程文件、合同签订文件等交易活动记录及其他有关文件、资料
公共资源交易监控录音录像资料作为公共资源交易项目电子档案的重要组成内容，纳入电子文件归档范围。
第十四条电子档案保管期限分为永久、30年和15年三个档次，同一项目的电子档案保管期限相同。30年、15年的保管期限不作为电子档案到期销毁的依据。
第十五条电子档案分类存入移动硬盘。
电子档案采取:类别-年度-保管期限-项目分类法。
第十六条电子文件采取在线归档方式。纸质文件应当形成数字副本一并归档。
第十七条各业务专员应在规定期限内将整理好的项目电子档案与纸质档案按照档案移交流程移交到交易见证专员。
第十八条交易见证专员如发现其他业务专员、交易发起方、社会代理和中介机构移交的项目档案未按交易中心交易项目档案管理细则要求整理的应停止接收并责令其按照规定细则进行整理并提交。
第十九条电子档案移交后，如存在需要提供纸质档案的应当一并移交，纸质档案应当按照《河北省公共资源交易中心交易项目档案管理办法》要求进行立档装订并独立保存。
第二十条档案管理应明确一名电子档案管理工作人员，负责项目档案的贮存、保管。同时应保证档案室的清洁卫生，做好防虫、防霉、防湿、防火、防盗工作。
第二十一条根据国家法律法规有关规定，政府采购类进场交易项目档案保管期限为15年。
第二十二条进场交易项目档案的保管期限起始时间:从立卷之日算起。
第二十三条保管期满的进场交易项目档案，按照销毁程序执行。
第二十四条因工作需要，确需借阅或下载电子档案或档案资料的，必须办理借阅手续。
第二十五条 交易发起方、社会代理和中介机构借阅下载有关电子档案材料时，必须通过线下提供档案借阅、借调盖章申请，并经中心主任批准后，方可借出。原则上上述用户只能借阅、下载属于本单位项目的相关档案资料。如需借阅、下载非本单位项目档案按照本细则第二十六条执行。
第二十六条其他外部单位借阅、下载有关电子档案材料时，必须通过线下提交档案借阅、借调盖章申请，并上传本单位来函或在线签订申请函，并经中心主任批准后，方可借出。
第二十七条如档案管理人员工作变动，应办理档案管理工作移交手续，经中心主任签字认可后，方可交接。
第二十八条国有产权交易、国有建设用地使用权出让交易等由各管理部门参照本办法制定相关细则。
第二十九条本细则由张家口市公共资源交易中心下花园分中心负责解释。
第三十条本制度自二〇二三年十二月一日起实施。
