东京应急管理理念与实践研讨会会务服务项目采购预算咨询公告-乙方宝官网

各供应商：

根据我院业务安排，本单位现就东京应急管理理念与实践研讨会会务服务项目采购进行预算咨询，有关事宜通知如下：

一、采购项目概况

（一）项目名称：东京应急管理理念与实践研讨会会务服务项目。

（二）采购人：点击登录查看。

（三）本次的服务期限为自合同签订之日起30日历天内完成该项目工作内容：

1、会议核心内容策划服务

（1）需求调研：完成招标方需求深度访谈，结合“智慧防灾技术”“应急协同机制”“风险预警”“救援经验”四大板块，形成需招标方确认的调研纪要。

（2）议程策划：基于调研结果提交会议议程方案（含各板块互动环节设计，如技术案例演示、圆桌研讨）。

（3）会议方案撰写：提交含会议主题阐释、议程细则、嘉宾配置建议、应急处理预案（嘉宾缺席、设备故障应对）的完整方案，经招标方书面确认后执行。

2、嘉宾邀请与服务

（1）嘉宾资质要求：邀请10名相关领域嘉宾，提交不少于15人的嘉宾候选名单。

（2）嘉宾服务保障：为每位嘉宾配备专属联络人，提供行程对接（票务、接送站）、会中需求响应、会后送站服务；会议期间设嘉宾专属休息区（配茶水、资料袋），协助校对排版发言材料；会后寄送含四川/应急元素的感谢函及纪念礼品（礼品方案报招标方确认）。

3、场地与搭建服务

场地筛选与确认：提交3个及以上东京交通便利场地方案（需满足：近地铁站、周边3公里内有三星级及以上酒店、会议室面积适配15人需求、采光通风良好），每个方案含实景图、设备清单（明确中日交传设备、高清投影、全覆盖音响），经招标方确认后完成签约。

场地搭建要求：搭建欢迎展板、主题背景板（均融四川与应急元素），按回字形摆放桌椅（配桌签、记录本、签字笔）；会前完成所有设备调试（传译音质清晰、投影/音响正常）；会前完成搭建及清洁，会议当天二次检查设备。

4、物料与物流服务

物料制作要求：制作嘉宾证（PVC材质、会议LOGO）、参会证/工作人员证（PVC材质，含必要信息、会议LOGO，工作人员证标注岗位），每种证件按招标方提供人数+10%备用量制作；制作中/日双语指示牌（含会场入口等标识）。物流保障：物料制作完成后，以防震包装运输至指定场地。

5、专业设备租赁服务

专业设备租赁服务要求：租赁专业的应急技术设备，包括但不限于：提供三维激光扫描仪、无人机、边坡雷达等常规先进设备的租赁与现场技术支持。同时，为紧扣研讨会主题，学习东京在应急管理领域的先进经验，需租赁当前日本在防灾减灾、风险监测与应急响应中实际应用的先进仪器设备，例如应急生命探测仪、便携式现场快速检测分析设备等，以供与会者观摩、体验与研讨。

6、现场与后期服务

现场人员配置及要求：配备2名交替传译（持相关等级日语证书，有2场以上同类会议传译经验，会前熟悉资料，翻译准确率≥95%）、2名签到工作人员（提供电子及纸质双重签到，准确登记信息）、1名主持人（日语流利，有3场以上会议主持经验，把控议程节奏）、1名活动总督导（5年以上会议执行管理经验，负责现场协调）、1名技术总控（熟悉设备操作，会前调试、会中在岗，快速响应设备故障）。

现场执行服务：签到时为参会人员提供含议程、笔记本、签字笔的资料袋并引导入场；会议期间定期补充茶水，及时处理参会人员需求（打印资料、引导休息）；现场配急救箱，制定应急预案（备用设备、嘉宾缺席替补安排），突发情况10分钟内提解决方案并报招标方。

后期服务：安排专业摄影团队记录会议（含发言、互动、合影），提供高清原片及精修照片；会后通过线上问卷（参会人、嘉宾）收集反馈，形成含满意度统计、问题汇总的反馈报告；基于反馈报告提交含会议概况、议程执行、嘉宾发言摘要、照片集锦、费用使用明细、问题改进措施的总结报告；将所有资料（设计稿、照片、报告）交付招标方，留存1年备份。

7、服务质量标准

嘉宾邀请成功率≥90%（以最终参会人数为准）；

会议设备故障率≤1%（以故障时长/会议总时长计算）；

参会人员、嘉宾满意度≥85分（百分制，以反馈报告统计结果为准）；

所有服务符合国家法规及东京当地会议规范，无安全事故、投诉事件。

8、验收方式

会议结束后，依据服务内容及质量标准，对现场执行情况、物料质量、总结报告进行验收，通过后签署最终验收单；验收不合格项，服务方需在招标方要求的期限内完成整改（整改费用自负），直至验收通过。

二、供应商应具备的基本条件

（一）符合《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定：

1.具有独立承担民事责任的能力；

2.具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；

3.具有履行合同所必须的设备和专业技术能力；