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甘南州档案馆 2025 年档案数字化扫描项目（二次）

合同书

项目名称 甘南州档案馆 2025 年档案数字化扫描项目（二次）
甲 方 点击登录查看
乙 方 东方信腾档案管理有限公司
签订日期 2025 年 10 月 28 日

第 1 页 共 8 页

甘南州档案馆2025年档案数字化扫描项目(二次)合同文件
甲方:点击登录查看(以下简称甲方)
乙方:东方信腾档案管理有限公司(以下简称乙方)
甲方现有一批馆藏档案需要借助社会力量参与档案数字化工作,根据《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》、《档案服务外包工作规范》等相关法律法规对乙方的档案安全保密、档案专业技能等资质进行严格检验。甲乙双方就甘南州****
一、本合同如下附件是本合同不可分割的一部分:保密协议书(附件一);
二、合同标的
1.主要实施内容:对甲方****页馆藏纸质档案进行数字化处理。
2.服务标准:《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《纸质档案数字化规范》(DA/T31-2017)、《档案数字化外包安全管理规范》(档办发[2014]7号)。
3.合同总额:大写:伍拾玖万捌仟元整,598000元整。
(注:以上报价包括项目实施人员、设备、差旅、耗材等相关费用,具体结算金额依据实际交付数量进行结算。)
4.项目工期:合同签订之日起至****。
三、档案数字化的场地、用具和工作制度
1.服务地点:甲方指定地点。
2.档案数字化设备耗材:为保证数据安全和统一标准,甲方提供档案数字化计算机、移动存储介质、办公耗材。乙方提供数字化加工用到的设备:扫描仪、打印机、装订机等。
3.乙方严格要求员工遵守甲方工作纪律,按时上下班,工作期间严禁从事档案数字化工作之外的任何事情,私人物品禁止带入数字化加工场所。
四、档案数字化标准
1.对实施范围内的档案进行进一步规范整理,整理标准需符合国家档案局档案标准库中相关标准。
2.对实施范围内的档案进行数字化处理,处理标准需符合甲方当地档案管理办法和规
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范。
五、安全保密
甲方馆藏档案中存在大量涉及党和国家等的不宜公开的秘密信息,从事档案数字化人员应按照《中华人民共和国保守国家秘密法》的有关规定,严格保守馆藏档案的信息安全:
1.当天档案数字化工作结束后档案应及时放入甲方指定的保险柜内。
2.数字化加工的档案不得复制和摘抄。
3.数字化加工的档案不准传递和外出携带。
4.非数字化工作间的设备严禁入内,工作人员手机和水杯统一集中管理。
5.输入电脑的目录数据严禁外泄。
6.扫描、拆装档案要小心谨慎,爱护档案。
7.对故意或者过失泄露档案秘密信息的和损坏档案的,依照《中华人民共和国档案法》的有关规定进行责任追究。
8.如发现违反保密规定行为的,按照《档案法》处置,甲方有权终止该合同,相关责任由乙方承担。
六、监督
档案数字化工作间全方位接受监督:
1.档案数字化过程中的监督由甲方派专人负责。
2.档案数字化工作间安装监控摄像设备,施行实时的技术监督。
七、验收
1.档案数字化完成,由乙方按照规定要求进行自检和自我打分,再向甲方提出验收申请,甲方应在1个工作日内组织验收工作。如甲方在收到乙方验收申请10个工作日内无理由不组织验收的,则视同验收合格。
2.甲方根据乙方提出的申请,派专业人员对乙方交付的数字化的成品进行严格检查,查验合格率不低于100%,否则需要重新加工。
3.档案数字化处理成果是否合格以验收进馆为最终标准,如验收未通过乙方应免费限期整改,整改期限以双方商定时间为准。
八、付款方式
自本合同签订7个工作日内,甲方向乙方支付30%预付款,即￥179400元(大写:人民币壹拾柒万玖仟肆佰元整);剩余款项按照验收进度分两次付清,乙方在验收通过后10个工作日内向甲方提出验收和付款申请,甲方确认盖章后,乙方在3个工作日内向甲方
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开具对应金额增值税发票，甲方在收到发票后的3个工作日内付清款项。
乙方收款账户信息：
户名：东方信腾档案管理有限公司
账号：4**** 71747
开户行：农业银行深圳华南城支行
九、合同构成及违约责任
1.与订立本合同相关的需求说明及文件构成本合同的组成部分，甲乙双方均应遵守上述文件的约定。
2.乙方服务满足本合同约定条件交付的，甲方将按合同约定及时支付合同价款，否则应当承担相应违约责任。
3.乙方应遵守《档案法》、《保密法》等国家法律法规、甲方保密制度的规定，严格履行保密义务。乙方违反保密义务给甲方造成的相关所有经济损失由乙方承担。
4.乙方在履行合同过程中应保证不侵犯第三方的知识产权及其他合法权益，与第三方产生纠纷的，由乙方自行承担责任。
十、其他事项
1.合同其他未尽事项，须经双方共同协商，作出书面补充协议，该补充协议经双方签字盖章后与本合同具有同等法律效力。
2.本合同一式四份，双方各执两份，具有同等法律效力。
3.本合同自双方代表人签字，加盖单位公章后立即生效。
以下无正文
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甲方: 点击登录查看 (盖章)
法定代表人/授权代表人: (签字或盖章)
单位地址: 合作市****
联系电话:
签订日期:****

乙方: 东方信腾档案管理有限公司(盖章)
法定代表人/授权代表人: 字或盖章)
单位地址:深圳市****
联系电话:****
户 名:东方信腾档案管理有限公司
开户行:农业银行深圳华南城支行
账 号:4**** 71747
签订日期:****
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附件一:保密协议
保密协议
甲方:点击登录查看
乙方:东方信腾档案管理有限公司
按照《中华人民共和国保密法》、《档案服务外包工作规范》的要求,甲乙双方经友好协商,就甲乙双方在进行甘南州档案馆2025年档案数字化扫描项目(二次)中做好保密工作达成如下协议:
一、指导思想
为确保档案中保密资料的安全性,确保在档案数字化加工过程中甲方各类档案实体和数字化档案信息的绝对安全,甲乙双方应积极配合,同心协力,从思想教育、人员管理、档案保管、制度落实、设备合格、技术保障及安全措施等各方面周密考虑、万无一失、认真落实,圆满、顺利地完成档案数字化加工工作。
二、工作方式、工作时间和安全责任分工
甲方采用委托乙方进行档案数字化加工的工作方式,乙方为甲方提供工作人员及技术支持,甲方指定乙方工作场所、负责安全管理及监督。
三、人员管理
(一)乙方为甲方数字化加工现场工作的人员由乙方负责对所有工作人员进行政审,确保社会关系清楚,历史清白,与乙方签订有签订符合国家劳动法律法规要求的劳动合同及保密协议
(二)乙方对进行数字化加工的工作人员实行半军事化管理。工作人员一律凭临时出入证进出数字化工作场所。工作时间内禁止外出,执行严格的请假制度和明确的作息时间。工作人员不能单独外出和在工作场地会客,外出时,需要两人以上集体活动。
(三)乙方工作人员必须严格遵守甲方办公区、数字化加工区和生活区的各项管理规定、保密要求和工作制度。对进入数字化加工现场的人员要求:不该说的不说;不该问的不问;不该看的不看;不能大声喧哗;出入工作场所时不得携带任何与工作无关的物品;工作过程中产生的碎纸等工作垃圾不得私自处理,必须交由甲方统一销毁。
(四)现场工作人员不得携带移动通讯设备、U盘、移动硬盘、带摄像头的手机等信息存储设备进入档案加工场所。
(五)正常情况下,在加工过程中,加工每一页档案资料在操作人员手中停留时间不
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能过长,不得无故查看、记录和相互议论档案内容。每位工作人员必须填写每天的工作记录(时间、内容、数据等),作为保密工作检查的依据。
四、档案管理
(一)甲方为乙方工作人员安排指定的工作间及相关档案柜,为存放档案和工作使用。
(二)档案交接由甲方管理人员和乙方现场负责人员,在安排好的工作岗位进行面对面交接,要求有书面交接并在以后的流程中由甲方管理人员全程监督。对于有密级的档案应在甲方管理人员的指导下进行保密制度规定的特殊处理。待加工的档案资料只能在指定房间内的专用档案柜内存放,工作区域内的其它地方不准存放档案资料。
(三)对需要加工的档案原件要确保安全存放,对于需要拆订后加工的档案原件,加工后应恢复原样。乙方保证档案的完整,不得损坏、丢失和涂改档案。对原档案有磨损、不清晰的,需经甲方管理人员确认、辨别,提出处理意见并签字后,方可进行下道工序。
(四)甲方项目专职管理人员有权出入乙方各个工作场所,如发现乙方在工作中有不妥之处可随时指出、并督促乙方改进,乙方必须按照甲方要求办理。
(五)乙方在各加工工序中,应将加工数据拷入甲方提供的存储介质中,不得私自对数据进行备份或其他处理工作。对于作废的盘片不得私自处理,一律交甲方统一处理和销毁。
(六)工作人员暂时外出(如吃饭)时,均应将加工场所中的档案资料存放在加工场所并及时锁门。当天未加工完成的档案资料一律交由甲方值班人员清点后,放入加工场所,关闭房门。
五、管理制度
乙方要有严格的管理制度。每个岗位均有相应的岗位责任制,对每位工作人员严格按照岗位责 来考核。
乙方应有完善的组织管理机构,层次清晰、任务明确。能及时掌握每个工作人员的心理及 确保规定的保密措施顺利实施。
(三)乙方要有严格的会客制度,外来人员不得在甲方提供的工作场所会客,要在工作地点以外指定的会客地点会客。
(四)乙方工作人员在数字化加工中心工作期间,不得串岗,更不得进入数字化加工中心工作用房以外的楼层和房间。所有员工要严格遵守甲方的治安保卫、安全防火,档案库房管理的规定,未经同意,不得随意离开工作区。
(五)乙方加工中心工作人员一律着工作服,衣物外套、包等随身物品统一放在指定
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位置。严禁将档案材料和相关资料带出加工区以外场所。
（六）整个档案工作区为禁烟区，禁止任何人员携带与工作无关的物品进入；饮水间应与工作间分开，任何人不得在工作间饮水，防止水污染损坏档案材料。
六、安全管理
（一）乙方对每道工序都要有明确的规章制度和具体的奖惩条例，并有专门的质检组负责多次的校对和质量检查，确保工作的质量标准和安全保密。所有工序都必须接受甲方专门人员的监督和检查。
（二）乙方使用的数字化加工设备上的存储设备（包括硬盘和移动硬盘）由甲方提供，本项目结束后，须将存储设备及其中的各项数据按甲方指定的方式进行移交，防止数据信息泄漏和混淆。
（三）乙方在使用数字化加工现场的计算机及其它设备时，不能以任何方式连接到internet，严防数据泄密。所有计算机封闭usb接口，档案信息数据的备份和光盘刻录时应双方在场，刻录机和光盘由甲方指定的专人负责监督使用，所有数据的制作、拷贝、备份和刻录光盘应有书面记录和甲方专人签字。
（四）在数字化加工现场乙方工作期间，甲方在监管的同时，甲方可安排管理人员进行不间断检查和巡视乙方工作现场情况。其有关出入登记的文字资料交由甲方核查和保存。
（五）为严防档案资料和相关信息泄露，加工现场工作记录和统计报表所用纸、笔、本、表格、移动硬盘等用具应由乙方提供和甲方保管。
七、安全责任
甲方发现乙方有违反本保密协议的事情发生，有权终止甲乙双方署的一切合同协议，由此造成的经济损失由乙方承担。如果因乙方原因发生泄密情况，甲方有权利依据《档案法》和《保密法》等相关法律追究乙方有关责任人和当事人的法律责任和相关经济赔偿。
八、协议经双方签字后即生效。
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乙方（盖章）：东方信腾档案管理有限公司
签订日期：2025年10月日
签订日期：****
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