长沙市长株潭一体化发展事务中心长株潭一体化发展第七届市委书记联席会议项目采购需求公开

一、功能及要求：

做好长株潭一体化发展第七届市委书记联席会议项目相关筹备工作；项目采购包含但不限于活动子项目、会场租赁、会场布置、宣传、用餐、车辆等服务。

一、采购标的功能要求

本项目全流程保障会议筹备与执行，核心功能包括：提供205人1天食宿（其中25名工作人员3天食宿）及联席会议、新闻发布会场地（含彩排）；搭建“十四五”规划成果展与摄影展；完成会议音视频/灯光/舞台搭建及氛围营造；统筹筹备策划、物料设计制作、执行人员配备（导演/摄影/礼仪等）及车辆租赁；开展前中后期宣传；提供安保（含设备）、医疗、专线网络、搭建质检等全方位支撑大会专业化举办。
二、采购标的应用场景

1.主会场（天赐园书院酒店）：供205人举办会议、新闻发布会，提供住宿餐饮、展区展示、重宾接待；

2.株洲/湘潭线上分会场：实现三地远程联动；

3. “一厅一道”项目现场：保障开工仪式搭建与执行。
三、采购标的目标

保障会议圆满举办，活动无延误、无投诉；接待零差错、宣传达标、团队合规，展现长株潭一体化成果。同时，严格遵循政府采购相关法规要求，确保采购流程与履约过程合规有序、验收工作规范到位，适配项目评分中对服务专业度与履约能力的核心要求。

二、相关标准：

一、主要活动

1、“一厅一道”项目开工仪式

2、长株潭一体化发展“十四五”规划成果展

3、“融城加速度 共建‘一座城’”—长株潭一体化发展“十四五”成果摄影大赛

4、专家主题演讲

5、长株潭一体化发展第七届市委书记联席会

6、新闻发布会

三、技术规格：

标的名称：酒店

标的名称：展区搭建

标的名称：搭建费用

标的名称：执行费用

标的名称：宣传费用

标的名称：公共保障

标的名称：其他费用

四、交付时间和地点：

时间：2025年12月上旬（具体以采购人要求的时间为准）

地点：主会场（天赐园书院酒店）、株洲/湘潭分会场（线上）、"一厅一道"项目现场

五、服务标准：

（一）整体要求

1.须了解整个活动的设想及要求，充分理解活动的意义和目的，配备具备大型活动执行经验的服务团队，保障活动的顺利开展。

2.制定各项活动工作方案并负责组织实施。

3.制定详细的筹备事项推进表，做好每个活动的现场布置与执行，严格按照与采购人确定好的方案进行实施，确保活动的顺利开展。

4.起草会议相关材料，梳理、汇总和编印会议纪要、会议资料和各类文件。

5.完成组委会交办的其他工作。

★（二）活动执行

1.策划长株潭一体化发展第七届市****

2.制定长株潭一体化发展“十四五”规划成果展工作方案并组织实施，包括成果展设计、搭建布置、巡展路线、人员管理等，要求有创意有特色。

3.会议标识及布置方案，包括会标设计、主形象、相关延展设计、会场效果图、氛围营造等。

4.制定开工仪式工作方案并组织实施，包括现场氛围搭建布置、环节流程的把控、人员管理、指引系统等。

★（三）接待保障

1.预定酒店，制定嘉宾住宿方案并组织实施。

2.制定餐饮解决方案并组织实施。

3.制定接驳方案并组织实施，包括长沙南高铁站、酒店-开工仪式间接驳。

4.制定签到方案并组织实施，负责对参会代表、工作人员、媒体代表签到管理、资料发放和会期咨询工作。

5.制定证件管理方案并组织实施，包括人证和车证的设计、制作和发放。

6.制定重宾一对一接待方案并组织实施。

7.提供必要的办公设备及办公用品，保障后勤工作。

8.设计与制作大会会议指南、会议证件、车贴、席位卡、餐券等相应物料。

（四）宣传推广

1.制定和组织实施广告宣传和气氛营造方案，在主要交通要道沿路和周边设施、会场周边场所设置好宣传牌（标语或者灯杆旗），营造浓厚会议氛围。

2.组织和邀请央媒、省媒、市****

3.活动现场图片、视频拍摄，并进行视频剪辑。

4.围绕大会主体活动、专题活动，按前期充分预热宣传、会期及时全面宣传、后期延续持久宣传的方式进行宣传，撰写新闻稿、图文海报等30条传播内容创作；制作有针对性的宣传文案和视频，提高宣传的吸引力和感染力。

5.有完整媒体传播路径、舆情预案。

6.要组建专业导演及后期团队，确保会议活动现场流程顺畅，并提供制作相关屏幕视频短片及大会其他流程发布内容呈现。

（五）公共事务

1.制定公共事务保障方案以及应急预案，处理突发事件，协助相关部门执行工作。

2.做好接待酒店、活动场馆的食品安全监管、卫生、医疗保障等工作。

3.衔接好大会活动现场消防、质检、水、电、气、通讯等保障工作。

4.制定活动期间人流、车流动线规划，保障车辆有序通行和停放，划分各停车区域。

（六）综合服务

1.合理化建议：投标人就以上服务内容之外提出的有创意且合理的建议。

2.增值服务：投标人就现有内容提出相关延伸服务。

（七）服务团队

1.根据会议规模合理安排综合统筹及各板块负责人及执行人员，配备具有丰富经验专业执行团队。

★2.人员配备要求：中标后，派驻6名工作人员到指定地点联合办公；活动开始前15天，根据工作内容派驻不少于10名工作人员驻场办公；会议开始前7天，投入本项目的现场执行人员不少于20人。执行期主要工作人员需与响应文件内一致，不得更换。（须提供承诺函并加盖投标人单位公章）。

3.成交供应商在接到采购人要求后，必须立即回应，24小时内执行。

五、服务清单

六、验收标准：

（一）验收主体

本项目履约验收主体为点击登录查看（采购人）。采购人对验收过程合规性、结果真实性与公正性负主要管理责任，严格遵循长财采购[2024]5号文规定，围绕会议主旨开展验收，保障会议核心目标落地。

（二）组织方式

验收小组由采购人负责组织考核及验收。

（三）验收时间

1.项目结束后，供应商完成内部自查并提交验收申请（如自查报告、核查整改记录、嘉宾满意度问卷），采购人收到申请后7个工作日内启动最终验收。

（四）验收方式

采用“一次性验收”模式：结合书面核验与现场检查，最终验收综合书面凭证及成果评估，覆盖全流程履约情况。

（五）验收程序

1.申请提交：供应商履约完成后自查，合格后提交验收申请，附自查报告、设备使用记录、人员签到表、宣传成果报告等材料。

2. 验收实施：验收小组按书面核查合同与费用凭证，现场核验会场搭建、设备运行及人员服务；核查记录需供应商签字确认。

3. 意见形成：验收小组明确“合格、整改后合格、不合格”意见，全员签字确认。

（六）验收内容

1.活动执行：6项主要活动（联席会议、成果展等）是否按方案落地，成果展有无创意；

2.接待保障：住宿、餐饮、接驳、签到、证件制作、重宾接待是否无差错；

3.宣传推广：媒体≥35家、宣传内容≥30条（新闻稿/视频等），无负面舆情；

4.团队与合规：工作人员数量达标（活动前7天≥20人）、不换主要人员，费用无额外增项。

（七）验收标准

1. 活动执行无流程延误，参会人无投诉。

2. 接待保障无住宿 / 餐饮问题，接驳准时，重宾接待无差错。

3. 宣传推广媒体、内容数量达标，无舆情未处理情况。

4. 团队与合规人员数量 / 稳定性达标，费用包干。

（八）违约责任

1、应急响应超时或应急满意度未达预期，采购人要求供应商提交专项整改方案（明确措施与时限）；引发重宾投诉的，约谈供应商负责人并可要求更换应急团队。

2、驻场人员未达标，采购人要求供应商 24 小时内增补，执行人员与响应文件不一致且未获同意的，立即要求更换（更换成本供应商承担）。

（九）资金支付条件

合同签订后十日内，甲方向乙方支付合同总金额的60%，本项目整体结束后，完成结算并验收通过后20个工作日内，甲方向乙方支付合同总金额的40%的费用。

（十）争议处理

1、协商处理：采购人与供应商在验收过程中发生争议（如对验收结果有异议、对问题整改要求有分歧），应首先在5个工作日内通过友好协商解决，协商需形成书面记录，双方签字确认协商结果。

2、调解处理：协商不成的，可向同级政府采购监督管理部门（如财政局政府采购管理科）或行业协会申请调解，调解需在15个工作日内完成，调解结果需双方签字确认，对双方具有约束力。

3、仲裁或诉讼：调解不成的，按合同约定的争议解决方式处理，约定仲裁的，需向合同载明的仲裁机构申请仲裁；约定诉讼的，需向采购人所在地或合同履行地有管辖权的人民法院提起诉讼。

4、争议期间责任：争议处理期间，供应商需继续履行合同约定的义务（如设备维护、服务提供）。

（十一）验收费用

1、验收考核过程中产生纠纷的，如为成交供应商原因造成的，由成交供应商承担；否则，由采购人承担。

（十二）双方权利义务

1、采购人权利义务

①有权要求供应商提交完整的验收材料，对材料真实性进行核查；

②有权组建验收小组，确定验收时间、方式与内容，对验收过程进行监督；

③有权对验收不合格的项目要求供应商整改、重新履约，追究违约责任；

④有权拒绝供应商提出的不合理验收要求（如擅自降低验收标准、拖延验收配合）。

⑤按时组建验收小组，及时开展验收，不得无故拖延验收或拒绝验收；

⑥向供应商提供验收所需的合同文件、技术标准等资料，配合供应商开展现场演示（如有）；

⑦及时出具验收报告，将验收结果书面告知供应商，按约定支付验收合格后的款项；

⑧妥善保存验收资料（如验收报告、核查记录、第三方报告等）。

2、供应商权利义务

①有权要求采购人在约定时间内开展验收，提供验收所需的工作条件（如现场场地、测试环境）；

②有权对验收小组成员提出回避申请，对验收过程中的违规行为（如故意刁难、擅自提高标准）向政府采购监督部门投诉；

③有权要求采购人及时支付已验收合格部分的款项，对无故拖延支付的可追究责任；

④对验收结果有异议的，有权提出复核申请，要求验收小组重新核查。

⑤按约定完成履约，提交完整、真实的验收申请材料，配合验收小组开展现场核查、技术测试；

⑥对验收中发现的问题，按验收意见在约定时间内完成整改，提交整改证明材料；

⑦提供验收所需的资料原件，不得提供虚假材料或隐瞒履约问题；

⑧接受验收结果，按验收意见履行后续义务（如整改、重新履约），承担验收不合格的违约责任。

七、其他要求：

一、参加人员

主会场178人（省直部门30人+三市****

二、项目结算及方式和条件

1.结算方法

1.1支付方式：点击登录查看（长沙市财政专项资金）

1.2付款方式：合同签订后十日内，甲方向乙方支付合同总金额的60%，本项目整体结束后，完成结算并验收通过后20个工作日内，甲方向乙方支付合同总金额的40%的费用。

2.本项目采用费用包干方式建设，供应商应根据项目要求和现场情况，详细评估项目所需全部费用，费用须包含所有人工、管理、财务等所有费用。如一旦中标，在项目实施中出现任何遗漏，均由成交供应商免费提供，采购人不再支付任何费用。

三、其他说明

1.本项目相关的著作权归属采购人所有。供应商应保证采购人在使用其提供的资料、服务及其任何部分不受到第三方关于侵犯专利权、商标权、设计权或其他知识产权的指控。

2.成交供应商须自行负责所委派的全部工作人员的人身安全及财产等相关保险责任，做好相应培训工作，并严格配合好主办方、承办方、场地方等各方安全规定，如未按规定执行所产生的一切法律责任及后果，均由成交供应商自行承担，采购人不承担任何责任。

★3、投标供应商须在投标文件中承诺配合采购人对各投标供应商提交的响应文件真实性进行审查工作，具体审查流程如下：

3.1采购人将在发布中标（成交）结果公告前，对中标（成交）候选供应商的投标（响应）文件进行审查；在政府采购合同签订前，将对其他投标供应商的投标（响应）文件进行审查。审查内容包括但不限于：投标（响应）文件中的技术服务方案、商务条款是否满足采购文件要求，所提供证明材料的真实性、合法性。

3.2采购单位审查时将采取以下方式（包括但不限于）：通过国家认可的官方渠道对证明材料进行在线核查；对无法在线核查的材料，将向材料出具单位发函核实或请求相关部门协助核查；要求中标（成交）候选供应商提供相关证明材料原件进行核对。

3.3各投标供应商须在投标文件中提供承诺函：承诺将完全配合采购人开展上述审查工作：按采购人要求及时提供审查所需的证明材料原件、补充说明材料或相关协助；对采购单位的核查问询，将在规定时间内如实回复；若采购人发现供应商提供虚假材料，供应商认可采购单位按规定向本级财政部门书面报告的处理方式，并承担由此产生的一切法律责任（包括但不限于取消投标/中标资格、列入不良行为记录名单、禁止参与后续政府采购活动等）。

4、供应商在投标前应自行核验投标（响应）文件中各证明材料的义务，依据《中华人民共和国政府采购法》第七十七条，若供应商在本项目采购活动中提供虚假材料谋取中标、成交，将面临以下后果：

4.1处以采购金额千分之五以上千分之十以下的罚款；

4.2列入不良行为记录名单；

4.3在一至三年内禁止参加政府采购活动；

4.4若有违法所得，将并处没收违法所得；

4.5情节严重的，由工商行政管理机关吊销营业执照；

4.6若构成犯罪，将依法追究刑事责任。同时，一旦查实提供虚假材料，其中标、成交结果将被认定无效。请各供应商务必确保所提供材料真实、合法、有效 。

5.对于上述项目要求，供应商应在投标文件中进行回应，作出承诺及说明。

采购需求仅供参考，相关内容以采购文件为准。